1.يقوم المكلف بتقديم استدعاء في الديوان يتضمن طلب خصم الضريبة المدفوعة على البضاعة الموجودة بحوزته من تاريخ تسجيله لدى الدائرة مرفقاً معه الوثائق المطلوبة. 
2.يقوم موظف الديوان بتوريد المعاملة وتحويلها إلى مدير المديرية المعني حسب نشاط المكلف.
3.يقوم مدير المديرية بتحويل المعاملة إلى رئيس قسم التدقيق.
4.يقوم رئيس قسم التدقيق بالاطلاع وتحويلها إلى المدقق.
5.يقوم المدقق بالاطلاع على المعاملة والوثائق المرفقة ودراستها ثم يقوم بالتنسيب إلى رئيس القسم بالموافقة على الكشف وقبول ترصيد الضريبة لصالح المكلف أو رفضه وتحويلها إلى رئيس القسم.
6.يقوم رئيس القسم بالاطلاع وفي حال الموافقة،يتم التنسيب بإعداد كتاب رسمي للمكلف بالموافقة على إدراج حركة تعديل لصالحه في أول إقرار ضريبي يقدمه بقيمة الضريبة المدفوعة على البضاعة الموجودة بحوزته وعلى مسؤولية المكلف لحين التدقيق.
7.يقوم مدير المديرية بالتوقيع على الكتاب وتحويله إلى الديوان.
8.يقوم موظف الديوان بإعطاء الكتاب رقم صادر وتسليمه للمكلف.
*في حال عدم الموافقة،يتم إعداد كتاب بالاعتذار للمكلف.

• إثبات شخصية للمكلف أوالمناب / المفوض .
• سند الإنابة وتمثيل وتفويض .
• استدعاء أو كتاب رسمي من المكلف .
• كشف تفصيلي بالبضاعة يتضمن الصنف والكمية ورقم البيان أو فاتورة الشراء المعززة وتاريخه وقيمة الضريبة المدفوعة والمطلوب خصمها لصالحه .